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Unidad de Archivo implementó moderno sistema de gestión y trazabilidad de la Ficha Clínica

15 de marzo de 2018

La Unidad de Archivo de Historias Clínicas  del Hospital Clínico Herminda Martín de Chillán, implementó recientemente un moderno sistema computacional que permite la trazabilidad de la ficha clínica y la gestión de la unidad. Según Carlos Ramos, jefe de la dependencia los objetivos son conocer donde se encuentra la ficha y hacer más eficiente el trabajo de la unidad.

“En agosto de 2017 comenzamos a trabajar en el software que hace un tiempo pusimos a prueba, y corregimos de acuerdo a las sugerencias de nuestros usuarios, que son los funcionarios tanto del Centro Ambulatorio de Especialidades como de la atención cerrada del establecimiento”, aclaró Ramos.

En la actualidad, la solicitud de ésta se realiza digitalmente (aunque también se conserva la forma manual), y luego de que es despachada desde Archivo, se puede revisar en línea su ubicación. El recorrido del documento finaliza tras su recepción mediante un lector que marca el código de barra impreso en el papel, que tiene como propósito conocer su localización permanentemente.

“Estamos en la etapa final de implementación y para ello necesitamos que la comunidad hospitalaria lo conozca y lo utilice adecuadamente, ya que si al momento de recibir la ficha no es registrada con el lector, la aplicación pierde sentido”, enfatizó Ramos.

 Otras de las ventajas de su uso son: disminuir el tiempo en que los funcionarios de archivo dedicaban a elaborar los tarjetones, que remplazan las fichas cuando estas no están en los anaqueles –que diariamente son aproximadamente mil 600 y requerían un mínimo de 2 horas para ello-,  ahorrar espacio en las despensas y  estandarizar la forma de devolución de una ficha mediante una guía de despacho que el sistema online genera.

Los encargados de solicitar las historias clínicas –de las diferentes unidades y servicios del Hospital- imprescindibles para brindar atención a los usuarios, posee un perfil y un lector de código de barra, que son las herramientas que les permite ingresar al sistema y recibir las fichas. Mediante esta herramienta, ellos pueden solicitar una ficha, recepcionarla, realizar el seguimiento en línea del documento, revisar el historial del paciente y generar una guía de despacho uniforme para todo el Establecimiento.

Cabe precisar, que la Unidad de Archivo del recinto asistencial entrega diariamente al área ambulatoria y de atención cerrada un aproximado de mil 600 historias clínicas, posible gracias al trabajo de 18 funcionarios.